読みやすい文章の書き方10選！ビジネスやブログで使えるテクニック【チェックリスト付き】

今回のテーマは『読みやすく、わかりやすい文章を書くコツ』について！

どうもー！トールです（@tooru_medemi）

上司から文章をダメ出しされたり、クライアントから修正依頼が多かったり、読者の反応が悪かったり、読みにくくて理解しにくい文章しか書けなくて「嫌になる」ときありますよね。

でも「なぜ読みにくいのか」といった原因や「分かりやすく書く」コツを知っておかないと、いつまで経っても読みやすい文章は書けません。

読みやすい文章が書けるようになると、

• 報告書
• プレゼン資料
• 広告コピー
• 広報資料
• WEB記事
• 商品紹介
• ブログ
• メルマガ

など、あらゆる場面で「良い結果・成果」を得られるようになります。

この記事では、読みやすくなる文章を書く10個のコツ（チェックリスト付き）、生成AIを活用したリライトの効率化などを紹介します。

読みやすい・分かりやすい文章が書ける10のテクニック

読みやすい文章とは、読者が一度で内容を理解し、ストレスなく読み進められる文章です。

ビジネス文書、ブログ記事、報告書など、あらゆる場面で求められるこのスキルは、以下のテクニックを身につければ「誰でも習得可能」です。

1. 一文一義＋短文化で冗長さを削減
2. 主語と述語を近づける語順最適化
3. 能動態・アクション動詞で動きを明確に
4. 抽象→具体のセット化でイメージを補強
5. 接続詞と段落見出しで論理構造を可視化
6. 専門用語・略語は初出で必ず補足
7. 箇条書き・表・図を活用して情報を構造化
8. 視覚リズムを整える改行・余白設計
9. 漢字含有率・ひらがな・カタカナのバランス
10. 第三者レビュー＋音読テストで最終確認

これら10のテクニックについて、ここから紹介していきます。

文章の分かりやすさは、構造・語彙選択・視覚的配慮の3要素から成り立ちます。これらを意識的に改善すれば、読者の理解度は格段に向上するでしょう。

一文一義＋短文化で冗長さを削減

一文一義の原則とは、1つの文に1つの情報だけを含める考え方です。

複数の情報を詰め込むと、読者は内容を整理しながら読む必要が生じ、理解速度が低下します。目安として、1文は「40〜60字以内」に収めると読みやすくなります。

• 「読点（、）」が3つ以上ある文は、分割を検討すべきサインです

長文を短文に分割する際は、接続詞を効果的に使いましょう。「しかし」「また」「つまり」などの接続詞が、文と文の関係性を明確にします。

ただし、過度な短文化は逆効果になることもあります。「彼は走った。疲れた。座った。」のような極端な短文の連続は、幼稚で単調な印象を与えるため注意が必要です。

また、冗長表現を避けるだけでも文字数を削減できます。代表例として、「〜することができる」は「〜できる」に、「〜ということ」は削除、「〜において」は「〜で」に置き換えられます。

※横スクロールで全部見れます

このような表現を削ぎ落とすだけで、文章は引き締まり、メッセージが明確になります。

しかし、文脈によっては敬語表現や丁寧さを保つために、あえて冗長な表現を使う場合もあります。ビジネス文書では「させていただく」などの表現が求められる場面もあるため、読者や状況に応じた判断が重要です。

短文化は、読者に「読みやすさ」や「分かりやすさ」を感じてもらうための重要なテクニックです。

主語と述語を近づける語順最適化

主語と述語の「距離が離れる」ほど、文章の理解しにくさは増します。

日本語は述語が文末に来る特性上、主語から述語までの間に修飾語句が挟まりやすく、読者は主語を記憶したまま読み進める必要があります。

語順を最適化させる基本は、修飾語句を主語の前に移動させることです。

「営業部長が、昨日発表された新製品について説明した」
　　　↓
「昨日発表された新製品について、営業部長が説明した」

こうすると、主語（営業部長）と述語（説明した）の関係が明確になります。

ただし、日本語特有の「は」と「が」の使い分けや、文の焦点をどこに置くかによって、必ずしも主語の前に出すことが最適とは限りません。

長い修飾語句は、別の文として独立させる選択肢もあります。

「顧客満足度調査で高評価を得た当社の新サービスが、来月から全国展開される」
　　　　↓
「当社の新サービスは顧客満足度調査で高評価を得た。このサービスは来月から全国展開される」

このように分割すれば、各文の主述関係が明瞭になります。語順の工夫により、読者の理解速度は大幅に向上します。

しかし、過度な分割は文章のリズムを損ない、かえって読みにくくなることもあります。

内容の関連性が強い情報は、ある程度まとめて提示する方が理解しやすい場合もあるため、文脈に応じた判断が必要です。

能動態・アクション動詞で動きを明確に

能動態は受動態より理解しやすく、文章に躍動感を与えます。

たとえば「レポートが提出された」より「田中さんがレポートを提出した」の方が、誰が何をしたかが明確です。受動態は行為者を曖昧にしたい場合以外は避けましょう。

ただし、受動態には重要な役割もあります。

• 責任の所在を明確にしたくない場合
• 行為者が不明な場合
• 主題を強調したい場合

などは、あえて受動態を選ぶことが適切です。

たとえば「ミスが発見された」は、誰が発見したかより、ミスの存在自体が重要な場合に有効です。

また、アクション動詞とは「具体的な動作」を表す動詞です。

「検討する」「対応する」などの抽象的動詞より、「分析する」「修正する」「作成する」といった具体的動詞を選ぶと、読者は場面をイメージしやすくなります。

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このように、動詞選択は文章の印象を大きく左右します。

「売上が増加した」を「売上が急増した」「売上が倍増した」「売上が微増した」と表現すれば、それぞれ異なるニュアンスが伝わります。

しかし、過度に強い動詞を使うと、大げさな印象を与えたり、信頼性を損なったりする可能性があります。事実に基づいた適切な強度の動詞選択が重要です。

読者に与えたい印象と事実のバランスを考慮して、最適な動詞を選択しましょう。

抽象→具体のセット化でイメージを補強

抽象的な概念だけでは、読者は内容を具体的にイメージできません。

抽象的な説明の後には必ず「具体例」を添えることで、理解度は飛躍的に向上します。この「抽象→具体」のセットは、説明文の基本構造です。

たとえば「顧客満足度が向上した」という抽象的な表現の後に、

• アンケートの5段階評価で「平均4.2から4.7」に上昇した
• 特に『対応の速さ』の項目で0.8ポイントの改善が見られた

と具体的データを示せば、読者は改善の程度を明確に把握できます。

ただし、不適切な例示は逆に混乱を招くことがあります。極端すぎる例、関連性の薄い例、読者の経験から遠い例は、理解を妨げる可能性があるため注意しましょう。

また、数値、事例、比喩は、具体化の強力なツールです。

「大きな会議室」より「100人収容可能な会議室」、「効率が改善した」より「作業時間が従来の3時間から1時間に短縮した」の方が、読者の頭に明確なイメージが浮かびます。

しかし、数値の羅列や過度に詳細な説明は、かえって本質を見失わせることもあります。また、機密情報や個人情報を含む具体例の使用には十分な配慮が必要です。

抽象と具体のバランスを保ち、読者にとって最も理解しやすい例を選択することが大切です。

接続詞と段落見出しで論理構造を可視化

文章の論理構造を明確にする最も効果的な方法は、接続詞の適切な使用です。

「したがって」は結論、「一方」は対比、「例えば」は具体例の提示を示し、読者は次に来る内容を予測しながら読み進められます。

ただし、接続詞の使いすぎは文章を硬く、くどくする原因になります。「また」「さらに」「そして」の連続使用は避け、自然な流れを心がけましょう。

また、段落の冒頭に小見出しを付ければ、構造理解を助けられます。

• 「問題点」
• 「解決策」
• 「実施手順」

といった見出しがあれば、読者は全体の流れを把握した上で詳細を読めます。長文のビジネス文書では特に有効な手法です。

例）見出し「ウェブサイトのアクセス数減少についての分析」

【問題点】
当社ウェブサイトのアクセス数が、過去3ヶ月で30％減少しています。特にモバイルユーザーの離脱率が高く、トップページで80％以上が離脱している状況です。ページの表示速度を測定したところ、モバイル環境で平均8秒かかっており、これが主な原因と考えられます。

【解決策】
表示速度改善のため、以下の対策を実施します。

• 画像ファイルの圧縮により容量を60％削減
• 不要なJavaScriptの削除
• CDNの導入による配信速度の向上

これらの対策により、表示速度を3秒以内に短縮し、離脱率を50％以下に改善することを目標とします。

さらに、番号付きリストや階層構造は、論理関係を明示できます。

• 順序表現：第一に、第二に、・・・
• 階層表現：大分類→中分類→小分類

このような表現により、情報の重要度や関係性が一目で分かります。

しかし、エッセイやコラムなど、読者の感性に働きかける文章では、あえて論理構造を緩やかにすることも効果的です。

「文章の目的」と「読者層」を考慮して、適切な構造化のレベルを選択しましょう。

専門用語・略語は初出で必ず補足

専門用語や略語は、読者の知識レベルによって理解度が大きく変わります。初出時には必ず説明を加え、すべての読者が内容を理解できるよう配慮しましょう。

略語の場合は、

• ROI（投資利益率）
• KPI（重要業績評価指標）

のように、略語の後に「正式名称を括弧で示す」のが基本です。

専門用語の説明は、簡潔かつ正確に行います。

「APIとは、異なるソフトウェア間でデータをやり取りするための仕組み」

このように、技術的な正確性を保ちながら、初心者にも分かる表現を心がけましょう。

ただし、読者層を見誤ると問題が生じます。専門家向けの文書で基本用語まで説明すると、読者を見下しているような印象を与えかねません。

逆に、一般向けなのに説明不足だと、多くの読者を置き去りにしてしまいます。

あまりに多くの専門用語を使う文章は、そもそもの構成を見直す必要があるかもしれません。専門用語の使用は必要最小限に留め、できるだけ平易な言葉で表現する努力も大切です。

箇条書き・表・図を活用して情報を構造化

複雑な情報や並列関係にある項目は、箇条書きで整理すると格段に読みやすくなります。

文章で「AとBとCという3つの要素があり、それぞれ…」と説明するより、

• A：〇〇
• B：〇〇
• C：〇〇

このように「箇条書き」で提示する方が一覧性に優れています。

一覧表形式は、比較情報の提示に最適です。

• 製品スペックの比較
• 年度別の数値推移
• メリット・デメリットの対比

など、縦横の関係性がある情報は表にまとめましょう。読者は必要な情報を素早く見つけられます。

※横スクロールで全部見れます

ただし、一覧表の配置には注意が必要です。文章の流れを唐突に断ち切る位置に表を入れると、読者の思考が中断されます。

できれば表だけで説明を完結させず、本文での言及と解説を加えましょう。

また「図解」や「フローチャート」は、プロセスや概念の関係性を視覚的に表現します。

たとえば「企画→設計→開発→テスト→リリース」という開発工程も、矢印でつないだフロー図にすれば、流れが一目瞭然です。

しかし、過度に複雑な図表は逆効果です。情報を詰め込みすぎた表、配色が多すぎる図、小さすぎる文字は、かえって理解を妨げます。

また、色覚特性への配慮も忘れてはいけません。シンプルで明快な視覚表現を心がけ、本文との相乗効果を狙いましょう。

視覚リズムを整える改行・余白設計

文章の見た目は、読みやすさに直接影響します。適切な改行により段落を区切り、意味のまとまりを視覚的に表現しましょう。

1段落は3〜5文程度に抑え、それ以上長くなる場合は分割を検討します。

行間や文字間隔も重要な要素です。詰まった文章は圧迫感を与え、読む意欲を削ぎます。

WEBでは行間を1.5〜1.8倍程度に設定すると、紙媒体では標準より少し広めの行間が読みやすいとされています。

ただし、媒体による違いを考慮する必要があります。スマートフォンでの閲覧が多い場合は、より短い段落と広い行間が求められます。

一方、印刷物では紙面の制約もあり、バランスの取り方が異なります。

その他にも、以下のポイントを意識すれば、読みやすい文章になるでしょう。

• 見出しの前後には十分な余白を入れる
• 本文と見出しのフォントサイズにメリハリをつける
• 重要な部分を太字にしたりアンダーラインを入れる
• キーワードになる部分は色分けをする（赤など）

しかし、装飾過多は禁物です。太字、斜体、下線、色文字を多用すると、どこが本当に重要なのか分からなくなります。

また、背景色と文字色のコントラストが低いと、視認性が著しく低下します。

シンプルで統一感のあるデザインを基本とし、真に強調したい部分だけに装飾を施しましょう。

漢字含有率・ひらがな・カタカナのバランス

日本語では、漢字含有率、ひらがな・カタカナのバランス、文の平均長などが可読性に影響します。

「漢字 > ひらがな > カタカナ」の順で視覚的な「黒さ」が強くなり、漢字が多すぎると紙面が黒く詰まり、読者は視線を滑らせにくくなります。

一方、ひらがなばかりだと「幼い印象」になり論点がぼやけがちに。目安としては、以下の比率が一般的に読みやすいとされています。

• 漢字：25〜35％
• ひらがな：60〜70％
• カタカナ：5〜10％

NHKスタイルブックや文化庁ガイドも、ほぼ同じレンジを推奨しています。

漢字・ひらがな・カタカナのバランスを整えるポイント

1. 難読漢字は迷わずひらがな化
   例：×「齟齬」→○「そご」、×「且つ」→○「かつ」。検索キーワードに漢字が含まれる場合でも読みやすさを優先
2. 外来語はカタカナ、ただし連続させない
   「コンプライアンスをチェックするプロセス」は「コンプライアンスチェックの流れ」に置換すると視線が途切れにくい
3. 数字＋単位は漢数字より「アラビア数字＋カナ」
   「三十六協定」よりも「36協定」。画数の多い漢字を避け文字幅を節約

スマートフォンでは行長が短くなるぶん漢字の黒さが強調されるため、Web記事は紙媒体より漢字を1〜2割減らすとスクロール離脱を防ぎやすくなります。

ただし、文脈、内容の一貫性、読者の興味関心など、数値化できない要素も文章の読みやすさに大きく影響します。

第三者レビュー＋音読テストで最終確認

書き手自身では気づかない問題点を発見するには、第三者によるレビューが不可欠です。

同僚や家族に読んでもらい、理解しづらい箇所、違和感のある表現を指摘してもらいましょう。特に、専門外の人からのフィードバックは貴重です。

チェックリストを作成し、体系的にレビューすることも効果的です。

「一文の長さ」「専門用語の説明」「論理展開」など、項目別に確認すれば見落としを防げます。執筆直後は客観視が難しいため、可能であれば一晩寝かせてから見直すとよいでしょう。

音読は、文章のリズムや流れをチェックする最良の方法です。黙読では見落としがちな、同じ語尾の連続、不自然な読点の位置、冗長な表現などが、声に出すことで明確になります。

トール

つまずく箇所は「読者も理解しづらい」可能性が高いため、修正が必要です！

しかし、完璧を求めすぎると、いつまでも文章が完成しません。複数の視点からの確認により、読者にとって真に分かりやすい文章を、現実的な時間内で完成させましょう。

読みやすい文章チェックリスト

このチェックリストを使って、あなたの文章の読みやすさを確認しましょう。各項目にチェックを入れて、改善ポイントを見つけてください。

↓チェックを入れると、パーセンテージが表示されます

📝 文の長さ・構造

✏️ 語彙・表現

🔗 論理構造

👁️ 視覚的要素

👥 読者への配慮

※80％以上を取れるようになったら「読者の心理効果」を意識して文章を書いてみてください。驚くほど成果につながります。

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AIリライト運用フロー：生成AIを味方にする4ステップ

生成AIの登場により、文章改善プロセスは劇的に効率化されました。

ChatGPTやClaude、Geminiなどの大規模言語モデルは、文章の問題点指摘から書き直しまで、幅広い支援が可能です。

ただし、AIを効果的に活用するには、以下のように「適切な運用フローの確立」が不可欠です。

1. 文章を自動チェックして課題を洗い出す：
   ・現状の問題点をAIに分析させ、改善ポイントを明確化
2. AIに渡す指示（プロンプト）とひな形を作る：
   ・効果的なプロンプトを設計し、再利用可能なテンプレートを準備
3. AIで書き直し→人の目で仕上げを確認：
   ・AIの出力を基に、人間が最終的な調整と品質確認を実施
4. 効果を数値で追い、定期的に改善する：
   ・成果を測定し、PDCAサイクルで継続的に改善

ここからは、AIを活用した文章改善の実践的な4ステップを解説します。

文章を自動チェックして課題を洗い出す

AIによる文章チェックの第一歩は、現状の問題点を明確にすることです。

文章をAIに読み込ませ「この文章の改善点を指摘してください」と指示すれば、文法誤り、論理的矛盾、冗長表現などが具体的に示されます。

AIは大量のテキストデータから学習しているため、一般的な文章パターンとの乖離を検出できます。

• 主語と述語の対応が不明確
• 接続詞の使い方が不適切
• 同じ表現の繰り返し

など、人間が見落としがちな問題も指摘してくれます。

ただし、AIの指摘を鵜呑みにしてはいけません。AIは文脈や執筆意図を完全に理解できないため、意図的な表現技法を「誤り」と判定することがあります。

以下のように、チェック項目を具体的に指定することで、より精度の高い分析が可能です。

「ビジネス文書として適切か」「中学生でも理解できるか」といった観点を明示

しかし、AIによって得意分野が異なることも認識しておきましょう。また、最新の言葉遣いや業界特有の表現については、AIの知識が追いついていない場合もあります。

複数のAIツールを併用し、人間の判断と組み合わせることで、バランスの取れた改善が可能になります。

AIに渡す指示（プロンプト）とひな形を作る

AIの出力品質は「プロンプト（指示文）」の質に大きく依存します。

曖昧な指示では期待する結果が得られないため、具体的かつ構造化されたプロンプトの作成が重要です。

たとえば、

「読みやすく書き直して」

よりも

「一文を40字以内に収め、専門用語には説明を加えて、中学生でも理解できる文章に書き直して」

とした方が、明確な改善が期待できます。

再利用可能なプロンプトのひな形を作成しておくと、作業効率が向上します。

【プロンプトの例】

【現在の文章】
弊社の新製品は、従来製品と比較して性能が大幅に向上しており、多くのお客様から高い評価をいただいております。

【改善指示】
・一文一義の原則で短文化
・受動態を能動態に変更
・「大幅に」「多くの」などの曖昧な表現を具体的な数値に
・具体例を1つ以上追加

【対象読者】
一般ビジネスパーソン（専門知識なし）

【文書の目的】
製品の優位性を分かりやすく伝える

こういったテンプレートを用意すれば、必要箇所を変更するだけで何度でも使い回せます。

ただし、プロンプトの複雑化には注意が必要です。あまりに多くの条件を詰め込むと、AIが混乱し、一貫性のない出力をする可能性があります。

プロンプトの改善と実際の執筆のバランスを保ちながら、実用的なレベルでの最適化を目指しましょう。

AIで書き直し→人の目で仕上げを確認

AIが生成した文章は、そのまま使用するのではなく、必ず人間による確認と調整が必要です。

AIは文法的に正しく、論理的に整合性のある文章を生成しますが、微妙なニュアンスや文脈に応じた判断は苦手です。

特に「事実関係の確認（ファクトチェック）」は重要です。AIは学習データに基づいて文章を生成するため、最新情報や専門的な内容については誤りが含まれる可能性があります。

• 数値データ
• 固有名詞
• 専門用語

これらの使用については、必ず原典と照合しましょう。

特に注意すべきは、AIが自信を持って誤った情報を提示する「ハルシネーション」現象です。もっともらしい嘘を見抜くには、該当分野の基礎知識が不可欠です。

また、AIは時として「不自然な言い回し」や「日本語として違和感のある表現」を生成することがあります。

特に、

• 慣用句
• 比喩表現
• 文化的な文脈

が関わる部分では、人間の感性による判断が欠かせません。

AIの出力を土台としつつ、最終的な品質保証は必ず人間が行うという原則を守ることで、AIと人間の長所を活かした文章作成が実現します。

効果を数値で追い、定期的に改善する

AIを活用した文章改善の効果は、定量的に測定し、継続的に改善することが重要です。

• ページビュー
• 滞在時間
• 離脱率
• アンケートによる理解度評価
• 問い合わせ件数

など、目的に応じた指標を設定しましょう。

A/Bテストにより、AI改善版と従来版を比較することも有効です。同じ内容を異なる表現で作成し、どちらがより高い成果を上げるか検証すれば、効果的な改善パターンが見えてきます。

ただし、短期的な数値に振り回されないことが大切です。一時的なアクセス増加や、表面的な指標の改善だけでは、本質的な文章の質向上とは言えません。

そして、蓄積されたデータを基に、プロンプトや運用フローを定期的に見直します。

たとえば、

• 「箇条書きを増やしたら理解度が向上した」
• 「専門用語の説明を詳しくしたら離脱率が下がった」

などといった知見を得られたら、次の改善に活かしましょう。

しかし、データドリブンな改善にも限界があります。読者の満足度、ブランドイメージへの貢献、長期的な信頼関係の構築など、数値化しにくい要素も重要です。

また、過度な最適化は文章の個性や魅力を失わせる危険性もあります。定量的な評価と定性的な判断をバランスよく組み合わせ、持続可能な改善サイクルを構築しましょう。

まとめ

読みやすい文章を書くための10のテクニックと、AIを活用した効率的な改善フローを解説しました。

一文一義の原則、語順の最適化、能動態の使用といった基本技術から、視覚的な配慮、客観的指標の活用まで、多角的なアプローチが文章の質を高めます。

これらのテクニックは独立して使えますが、組み合わせることで相乗効果を発揮します。まずは「自分の文章の弱点」を把握し、1つずつ改善に取り組むことから始めましょう。